一、 組織過程資產
組織過程資產包括任何或全部與過程相關的資產,可來自任一或所有參與項目的組織,用于幫助項目成功。這些過程資產包括正式和非正式的計劃、政策、程序和指南。過程資產還包括組織的知識庫,如經驗教訓和歷史信息。組織過程資產可能包括完整的進度計劃、風險數(shù)據和掙值數(shù)據。
項目團隊成員通常有責任在項目全過程中對組織過程資產進行必要的更新和補充。組織過程資產可分成以下兩大類。
流程與程序
共享知識庫
對組織過程資產的補充解釋:
1)組織過程資產包括任何或全部與過程相關的資產,可來自任一或所有參與項目的組織,用于幫助項目成功,或者幫助人們原理失敗。
2) 資產是能夠在未來帶來價值或效益的任何東西。
3) 組織過程資產是組織中最重要的無形資產。
4) 關于組織過程資產,PM要在項目規(guī)劃與執(zhí)行期間充分利用之,組織的所有成員有責任添加和更新之。
5) 人們應主動利用組織過程資產,促使項目成功、遠離失敗。
二、事業(yè)環(huán)境因素
事業(yè)環(huán)境因素是指圍繞項目或能影響項目成敗的任何內外部環(huán)境因素。這些因素來自任何或所有項目參與單位。事業(yè)環(huán)境因素可能提高或限制項目管理的靈活性,并可能對項目結果產生積極或消極影響。
對事業(yè)環(huán)境因素的補充解釋:
1)事業(yè)環(huán)境因素通常是項目不能直接影響,但會直接影響項目的那些因素,即便人們不想主動利用它們。
2)項目管理一般不會導致事業(yè)環(huán)境因素更新,PMBOK中建設項目團隊和管理項目團隊導致事業(yè)環(huán)境因素的更新,是特例。
三、如何區(qū)分組織過程資產和事業(yè)環(huán)境因素?
簡單一點區(qū)分如下:
1)凡是可裁剪的、可選擇的均為組織過程資產;凡是不可選擇的、只能適應的均為事業(yè)環(huán)境因素
2)凡是帶系統(tǒng)的一般均為事業(yè)環(huán)境因素(比如:工作授權系統(tǒng)、項目管理信息系統(tǒng));凡是帶程序的一般均為組織過程資產(比如:財務控制程序、變更控制程序、風險控制程序)。
注意:事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產并非是互相排斥的,是有交叉的
汪老師(汪小金博士)說:“事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產有交叉,它們是相對的概念,能夠被你利用的就是組織過程資產,不能被你利用的就是事業(yè)環(huán)境因素?!?br />
事業(yè)環(huán)境因素與組織過程資產的區(qū)別補充幾點:
一、事業(yè)環(huán)境因素比較宏觀,包括了組織所處的的外部政策與市場環(huán)境、以及組織內部的管理制度與企業(yè)文化等因素,這些因素通常會直接影響到具體項目的決策和執(zhí)行,但項目通常不會對事業(yè)環(huán)境因素產生反向影響。
二、事業(yè)環(huán)境因素作為項目管理過程的輸入主要體現(xiàn)在啟動與規(guī)劃過程組,和項目整合管理的幾個過程里面,并且都是和組織過程資產共同出現(xiàn)。
三、組織過程資產比較具體,比如流程與程序、模板、檔案、經驗教訓、知識庫等,每個項目可以直接加以利用,同時不少項目過程也會引起組織過程資產的更新。
四、組織過程資產作為項目管理過程的輸入除了與事業(yè)環(huán)境因素共同出現(xiàn)在啟動與規(guī)劃過程組中,更多地單獨出現(xiàn)在執(zhí)行、監(jiān)控與收尾過程組中。另外組織過程資產(更新)也出現(xiàn)在許多過程的輸出里面。
五、與組織過程資產最直接相關的概念是PMO,PMBOK里的輸入里面如果提到組織過程資產,一般可以直接聯(lián)想到PMO的作用與功能。
六、特別需要注意的一個細節(jié)是:工作授權系統(tǒng)本身是屬于事業(yè)環(huán)境因素,但是批準工作授權系統(tǒng)的程序是屬于組織過程資產。